I. Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 151 Bộ luật lao động có hiệu lực 01/01/2021 thì Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
– Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
– Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
II. Thủ tục và quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài cho người nước ngoài theo quy định mới nhất 2025
Hồ sơ xin cấp giấy phép theo quy định mới bao gồm:
Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sửa đổi theo hướng lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là bước rút ngắn thủ tục đáng kể so với trước đây thay vì việc thực hiện 2 bước trong quá trình xin cấp giấy phép nay tinh giản gọn thành 1 bước.
Hồ sơ công ty, tổ chức cần chuẩn bị xin giấy phép làm việc cho người nước ngoài theo quy định mới
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (01 bản)
- Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc Giấy khám sức khỏe tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế (trong thời hạn 12 tháng) trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
- Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (Được cấp không quá 06 tháng)
+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
+ Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
5. Hộ chiếu người nước ngoài còn thời hạn sử dụng theo quy định.
Lưu ý:
- Việc cấp giấy phép lao động liên quan đến việc cấp thị thực hoặc thẻ tạm trú sau khi được cấp GPLĐ vì thời hạn của thị thực tối đa là 1 năm và thẻ tạm trú có thời hạn cho người lao động tối đa là 2 năm nên người nước ngoài cần lưu ý thời hạn của hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với hình thức xin thị thực và thẻ tạm trú sau này.
- Hộ chiếu cần chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài (01 bản)
6. 02 ảnh chân dung, kích thước 4×6, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng và không đeo kính.
7. Văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên ( Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài …..). Cụ thể:
– Trường hợp người lao động là chuyên gia nước ngoài:
+ Có bằng cử nhân trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
+ Hoặc có chứng chỉ chuyên môn với tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan
– Trường hợp người lao động là Nhà quản lý và giám đốc điều hành:
+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ quản lý hoặc điều hành
+ Chứng minh có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
– Trường hợp Người lao động là lao động kỹ thuật:
+ Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật, hoặc trong các lĩnh vực khác ít nhất 1 năm và kèm theo 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực được đào tạo.
+ Hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
III. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ở đâu?
a. Thủ tục xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội?
– Nộp hồ sơ tại Cục Việc Làm: Các trường hợp tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội ……theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH thì nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Cục việc làm – Bộ nội vụ. Cục việc làm tiếp nhận hồ sơ cấp giấy phép trên phạm vi toàn quốc đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Cục việc làm.
– Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức ở các phường xã (ngoài khu công nghiệp) nộp hồ sở xin cấp giấy phép lao động tại Sở nội vụ thành phố Hà Nội.
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chứ có trụ sở sản xuất tại các khu công nghiệp, khu chế xuất thì nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp, chế xuất Hà Nội.
b. Thủ tục nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại TP HCM?
– Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức nằm ở các phường xã nộp hồ sở xin cấp giấy phép lao động tại Sở nội vụ thành phố Hồ Chí Minh
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chứ có trụ sở sản xuất tại các khu công nghiệp, khu chế xuất thì nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp, chế xuất TP HCM.
Nếu đơn vị sử dụng lao động Nộp hồ sơ qua mạng, thời hạn trả kết quả là 10 ngày. Cơ quan chấp thuận sẽ cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ hoặc ra thông báo chỉnh sửa hồ sơ nếu có sai sót. Sau khi nhận được Giấy phép lao động qua thư điện tử, người sử dụng lao động sẽ nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và nhận bản gốc giấy phép lao động.
– Trường hợp doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (thành phố) nơi doanh nghiệp có trụ sở
c. Thủ tục nộp hồ sơ giấy phép lao động tại các tỉnh thành phố khác?
– Trường hợp doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (thành phố) nơi doanh nghiệp có trụ sở
– Trường hợp doanh nghiệp có trụ sở thông thường nộp tại Sở nội vụ (thành phố).
– Các trường hợp tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội ……theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH thì nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Cục việc làm – Bộ lao động – Thương binh và xã hội.
IV. Thời hạn giải quyết xin cấp giấy phép lao động (work permit)?
Nếu đơn vị sử dụng lao động Nộp hồ sơ qua mạng hoặc nộp trực tiếp thời hạn trả kết quả là 10 ngày làm việc.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
V. Thời hạn của Giấy phép lao động là bao lâu?
Theo Bộ luật Lao động 2015 thì thời hạn giấy phép lao động không quá 02 năm.
VI. Công ty sử dụng lao động nước ngoài không xin giấy phép lao động có bị phạt không?
Câu trả lời là Có. Ngoài xử phạt vi phạm hành chính cá nhân người lao động nước ngoài còn bị liên đới các nghĩa vụ sau: Người nước ngoài bị xử phạt 15 – 25 triệu đồng vì lỗi sai mục đích nhập cảnh (Vào lao động nhưng không có giấy phép) và có thể áp dụng cấm nhập cảnh 03 tháng. Còn doanh nghiệp bị loại trừ khoản lương, thuế TNCN đóng cho người lao động và bị áp dụng các hình phạt sau
- Bị đình chỉ hoạt động kinh doanh từ 1 – 3 tháng
- Xử phạt hành chính 30 – 45 triệu đồng nếu số lao động vi phạm từ 1 – 10 người
- Xử phạt hành chính 45 – 60 triệu đồng nếu số lao động vi phạm từ 11 – 20 người
- Xử phạt hành chính 60 – 75 triệu đồng nếu số lao động vi phạm từ 21 người trở lên.